Thuê nhà cần giấy tờ gì? Cá nhân, công ty, người nước ngoài

Đi thuê nhà nguyên căn, nhiều người chỉ mang theo tiền cọc và căn cước, đến lúc ký mới phát hiện thiếu giấy tờ: công ty chưa có giấy ủy quyền cho người ký, chủ nhà chỉ có hợp đồng mua bán chưa có sổ, người ký không phải chủ nhà. Bài này liệt kê giấy tờ mỗi bên cần chuẩn bị khi thuê nhà ở Hà Nội, tách theo ba trường hợp: cá nhân thuê để ở, công ty thuê làm văn phòng hay trụ sở, và người nước ngoài thuê. Kèm theo là những gì tin đăng thực tế trên ALOMYHOME đang ghi về giấy tờ.

Quy định pháp luật cập nhật đến ngày 12/11/2026: Luật Nhà ở 2023 (27/2023/QH15), Luật Cư trú 2020 (68/2020/QH14), Nghị định 154/2024/NĐ-CP, Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài (47/2014/QH13, sửa đổi bởi Luật 23/2023/QH15). Số liệu tin đăng chốt ngày 12/11/2026. Bài mang tính hướng dẫn chung; trường hợp đặc biệt nên hỏi công an phường hoặc luật sư.

Hợp đồng thuê nhà: điều luật yêu cầu

Theo Luật Nhà ở 2023:

• Hợp đồng thuê nhà ở phải lập thành văn bản, có các nội dung chính như thông tin các bên, đặc điểm căn nhà, giá thuê, cách thanh toán, thời hạn thuê, thời điểm giao nhà, quyền và nghĩa vụ các bên (Điều 163).
• Hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên muốn (khoản 2 Điều 164). Khi nào nên công chứng thì xem bài hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không.
• Nhà đem cho thuê không bắt buộc phải có sổ, nhưng không được đang bị kê biên, bị ngăn chặn, hay có quyết định thu hồi đất, giải tỏa, phá dỡ; nhà phải bảo đảm chất lượng, an toàn, có điện, nước, thoát nước, vệ sinh môi trường, trừ khi hai bên thỏa thuận khác (Điều 160).
• Cá nhân trong nước đi thuê không bắt buộc phải có đăng ký cư trú ở nơi có nhà (Điều 161).

Các điều khoản nên có trong hợp đồng được liệt kê chi tiết ở bài hợp đồng thuê nhà nguyên căn: 9 điều khoản người thuê phải có.

Giấy tờ người thuê cần chuẩn bị

Cá nhân thuê để ở

• Căn cước hoặc căn cước công dân còn hạn của người đứng tên hợp đồng.
• Thông tin các thành viên sẽ ở cùng (họ tên, số định danh) để làm đăng ký tạm trú. Theo Luật Cư trú, người đến ở chỗ ở hợp pháp ngoài phường, xã nơi thường trú từ 30 ngày trở lên phải đăng ký tạm trú (Điều 27).
• Khi đăng ký tạm trú, hợp đồng thuê không cần công chứng, chứng thực (điểm a khoản 3 Điều 5 Nghị định 154/2024/NĐ-CP). Nếu sau này muốn đăng ký thường trú tại nhà thuê thì hợp đồng phải công chứng hoặc chứng thực (điểm l khoản 2 Điều 5). Thủ tục chi tiết xem bài đăng ký tạm trú khi thuê nhà 2026.

Công ty thuê làm văn phòng, trụ sở

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) để ghi đúng tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ vào hợp đồng.
• Người ký là người đại diện theo pháp luật; nếu người khác ký thì cần giấy ủy quyền của người đại diện. Pháp luật không có danh mục giấy tờ riêng cho việc này, nhưng đây là những giấy tờ chủ nhà và kế toán hai bên thường yêu cầu.
• Nếu cần chứng từ để tính chi phí hợp lý, hãy thỏa thuận trước về hóa đơn hoặc chứng từ nộp thuế thay. Xem bài công ty thuê nhà của cá nhân: chứng từ để tính chi phí.
• Lưu ý: Luật Nhà ở 2023 cấm dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, nên không thuê căn hộ chung cư làm văn phòng, trụ sở; phần diện tích thương mại, dịch vụ của tòa nhà thì không thuộc lệnh cấm này. Liền kề, biệt thự trong khu đô thị thì phải xem chủ nhà có đồng ý cho đặt trụ sở không. Thủ tục đăng ký địa chỉ trụ sở có trong bài thuê nhà làm trụ sở công ty.

Người nước ngoài thuê nhà

• Hộ chiếu và thị thực hoặc thẻ tạm trú còn hạn.
• Chủ nhà (bên cho thuê) phải khai báo tạm trú cho người nước ngoài với công an cấp xã trong 12 giờ kể từ khi người đó đến ở (Điều 33 Luật 47/2014/QH13, sửa đổi năm 2023), bằng hình thức điện tử hoặc phiếu khai báo. Cách làm chi tiết xem bài cho người nước ngoài thuê nhà: khai báo tạm trú, hợp đồng.

Giấy tờ nên xin xem của chủ nhà

Người thuê ít khi hỏi, nhưng đây mới là phần giúp tránh rủi ro:

1. Sổ đỏ, sổ hồng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu (hợp đồng mua bán với chủ đầu tư nếu chưa có sổ). Đối chiếu tên trên sổ với căn cước của người ký.
2. Căn cước của chủ nhà. Nếu người ký không phải chủ nhà thì phải có văn bản ủy quyền cho thuê. Xem bài chủ nhà ở xa ủy quyền cho thuê.
3. Văn bản đồng ý của vợ hoặc chồng, hoặc đồng sở hữu khi nhà là tài sản chung — nên có để tránh tranh chấp sau này.
4. Nhà chưa có sổ: hỏi rõ hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, tiến độ làm sổ. Xem bài thuê nhà chưa có sổ đỏ có được không.
5. Muốn chắc hơn, có thể kiểm tra sổ đỏ thật hay giả trước khi đặt cọc.

Tin đăng trên ALOMYHOME ghi gì về giấy tờ?

Trong 93 tin cho thuê đang có trên ALOMYHOME:

Ngoài ra, 11 tin ghi rõ chủ nhà đồng ý cho đặt trụ sở công ty (thêm 1 tin ghi căn phù hợp đặt trụ sở); 2 tin ghi chủ nhà có thể hỗ trợ xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, trong đó 1 tin ghi thêm có thể hỗ trợ đăng ký tạm trú.

Như vậy hơn một nửa số tin không nêu giấy tờ. Không ghi không có nghĩa là thiếu giấy tờ, nhưng bạn nên hỏi ngay từ đầu và xem tận mắt trước khi đặt cọc.

Danh sách mang theo khi đi ký hợp đồng

• Căn cước (hoặc hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú với người nước ngoài).
• Với công ty: bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, con dấu nếu có.
• Bản hợp đồng đã đọc trước, đánh dấu các điểm cần sửa.
• Tiền cọc chuyển khoản vào tài khoản đúng tên chủ nhà, ghi nội dung rõ ràng. Cảnh giác với các chiêu lừa đặt cọc thuê nhà online.
• Biên bản bàn giao kèm chỉ số điện nước, ảnh hiện trạng.

Kết luận

Thuê nhà không cần nhiều giấy tờ, nhưng cần đúng người, đúng giấy: người thuê có căn cước, công ty có giấy đăng ký và ủy quyền; chủ nhà có sổ hoặc giấy tờ sở hữu và đúng là người có quyền cho thuê. Hợp đồng bằng văn bản là đủ để đăng ký tạm trú, không bắt buộc công chứng.

Xem các căn đang cho thuê có ảnh thật trên ALOMYHOME: liền kề Louis City Đại Mỗ, biệt thự phường Dương Nội và liền kề Geleximco Lê Trọng Tấn.