Thuê nhà làm trụ sở công ty: thủ tục, giấy tờ, địa chỉ mới

Với công ty nhỏ và vừa, thuê nguyên căn liền kề hay biệt thự trong khu đô thị làm trụ sở vừa có chỗ làm việc, vừa có địa chỉ đẹp để đăng ký kinh doanh. Nhưng trước khi đặt cọc, cần biết loại nhà nào được đặt trụ sở, hồ sơ cần gì, ghi địa chỉ thế nào sau khi Hà Nội sắp xếp lại phường, xã, và hợp đồng thuê phải có những điều khoản gì.

Số liệu chốt ngày 21/10/2026: trong 93 tin cho thuê trên ALOMYHOME, 26 tin ghi rõ chủ nhà nhận hoặc không nhận ngành nghề nào; 10 tin ghi nhận làm trụ sở công ty (Geleximco Lê Trọng Tấn 4, An Hưng 3, Dương Nội 1, FLC Premier Parc 1, 1 tin không ghi dự án). 7/10 tin có giá chào 25–45 triệu/tháng; 3 tin còn lại là giá thỏa thuận. Đây là giá chào, chưa phải giá chốt. Quy định trong bài được tra cứu đến tháng 10/2026.

Loại nhà nào được đặt trụ sở?

• Căn hộ chung cư: không được. Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.
• Nhà ở riêng lẻ (liền kề, biệt thự, nhà phố): được, luật không cấm chung. Khoản 9 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 chỉ cấm dùng nhà ở riêng lẻ để kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn, ảnh hưởng trật tự an toàn xã hội mà không tuân thủ quy định về điều kiện kinh doanh.

Sổ đỏ ghi "đất ở" có cần chuyển mục đích không? Nhiều trường hợp chỉ đặt văn phòng trong nhà ở riêng lẻ không phải chuyển mục đích sử dụng đất, nhưng nên hỏi văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà, nhất là khi định cải tạo hẳn thành cơ sở kinh doanh.

Thủ tục đăng ký: không phải nộp hợp đồng thuê

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực 1/7/2025). Với hồ sơ chuyển trụ sở (Điều 40), doanh nghiệp chỉ nộp thông báo thay đổi và nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, cổ đông; không phải nộp hợp đồng thuê nhà hay giấy tờ nhà.

Dù vậy, đừng vì thế mà thuê "miệng". Cơ quan thuế có thể đến kiểm tra địa chỉ hoạt động; nếu công ty không thực sự hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì có thể gặp rắc rối khi xác minh. Hợp đồng thuê rõ ràng là bằng chứng quan trọng nhất. Hợp đồng thuê nhà không bắt buộc công chứng, xem bài hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không.

Ghi địa chỉ thế nào sau sáp nhập phường?

Từ 1/7/2025, Hà Nội không còn cấp quận, huyện; theo Nghị quyết 1656/NQ-UBTVQH15, thành phố có 126 đơn vị hành chính cấp xã (51 phường, 75 xã). Địa chỉ trụ sở vì thế ghi theo dạng: số nhà, tên đường/ô/lô, phường, thành phố Hà Nội. Ví dụ, tin cho thuê ở KĐT Dương Nội trên ALOMYHOME ghi phường Dương Nội, Louis City ghi phường Đại Mỗ, Him Lam Vạn Phúc ghi phường Hà Đông. Một số khu nằm vắt qua ranh giới địa bàn cũ nên phải tra theo từng căn, xem các bài Geleximco Lê Trọng Tấn thuộc phường nào và Louis City Đại Mỗ thuộc phường nào.

Với nhà trong khu đô thị, hãy ghi đúng số lô, ký hiệu ô như trên giấy tờ nhà để thư từ, hóa đơn đến đúng chỗ.

Công ty đã đăng ký từ trước, nay địa chỉ đổi tên phường do sáp nhập: theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi; có thể cập nhật khi có nhu cầu hoặc kết hợp khi thay đổi nội dung khác, và không mất lệ phí (khoản 3).

Năm điều phải có trong hợp đồng thuê làm trụ sở

1. Mục đích thuê: ghi rõ "làm trụ sở chính/văn phòng công ty", chủ nhà đồng ý cho đăng ký địa chỉ và cho treo biển hiệu (trong phạm vi quy định của khu đô thị).
2. Thời hạn và việc chuyển trụ sở khi chấm dứt: bao nhiêu ngày sau khi hết hợp đồng công ty phải làm thủ tục chuyển địa chỉ, tránh để chủ nhà "dính" địa chỉ công ty cũ.
3. Thuế cho thuê nhà: ai kê khai, nộp. Theo quy định quản lý thuế, tổ chức thuê có thể khai, nộp thay cho chủ nhà cá nhân nếu hợp đồng có thỏa thuận. Ngưỡng doanh thu và cách tính xem bài thuế cho thuê nhà 2026: ngưỡng 1 tỷ, ai phải nộp.
4. Phạm vi cải tạo: được dựng vách, kéo mạng, lắp điều hòa, biển hiệu đến đâu; khi trả nhà phải hoàn trả hiện trạng ra sao.
5. An toàn phòng cháy: nhà làm văn phòng cao từ 2 tầng thuộc diện quản lý về phòng cháy chữa cháy theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP; thỏa thuận rõ ai trang bị bình chữa cháy, đèn sự cố.

Danh sách đầy đủ điều khoản xem hợp đồng thuê nhà nguyên căn: điều khoản cần có.

Chọn nhà làm trụ sở ở đâu?

Trong 26 tin ghi rõ ngành nghề chủ nhà nhận, cả 26 tin đều nhận làm văn phòng, nhưng chỉ 10 tin ghi thêm "trụ sở công ty". Nếu tin không ghi, đừng mặc định chủ nhà đồng ý cho đăng ký địa chỉ; hãy hỏi trước khi đặt cọc. Danh sách ngành nghề chủ nhà thường nhận và từ chối có tại bài thuê nhà khu đô thị để kinh doanh; so sánh giá, diện tích bốn khu có tại thuê nhà làm văn phòng phía Tây Nam Hà Nội.

Giới hạn của bài viết

Bài viết tóm tắt các quy định chính để bạn chuẩn bị, không thay cho tư vấn pháp lý hay hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Số liệu tin đăng chỉ gồm các tin đang có trên ALOMYHOME tại ngày chốt, không phải toàn bộ thị trường.

Xem tin thật có ảnh: biệt thự cho thuê Geleximco Lê Trọng Tấn, liền kề cho thuê Geleximco, dự án Khu đô thị An Hưng và biệt thự cho thuê phường Dương Nội. ALOMYHOME có thể hỏi trước giúp bạn chủ nhà có đồng ý cho đăng ký trụ sở hay không.