Công ty thuê nhà của cá nhân: chứng từ để tính chi phí, ai nộp thuế

Nhiều công ty nhỏ thuê nguyên căn liền kề hoặc biệt thự trong khu đô thị để làm văn phòng. Chủ nhà thường là cá nhân. Đến cuối năm, kế toán hỏi một câu quen thuộc: tiền thuê nhà có được tính vào chi phí không, khi chủ nhà không có hóa đơn? Và ai phải nộp thuế cho khoản tiền thuê đó?

Từ năm 2025–2026, các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế của cá nhân cho thuê nhà và hóa đơn đều đã thay đổi. Bài này tóm tắt những gì công ty cần chuẩn bị, kèm số liệu từ các căn đang cho thuê làm văn phòng trên ALOMYHOME.

Số liệu chốt ngày 28/10/2026: trong 84 tin cho thuê có giá trên ALOMYHOME (9 tin "giá thỏa thuận" không tính), 29 tin có nhắc tới văn phòng trong mô tả, giá chào 15 – 90 triệu/tháng, giá giữa 32 triệu/tháng. Đây là giá chào, chưa phải giá chốt. Quy định tra theo văn bản còn hiệu lực đến ngày chốt.

Điều kiện để tiền thuê nhà là chi phí được trừ

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025, hướng dẫn bởi Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Theo khoản 1 Điều 9 của nghị định, một khoản chi được trừ khi đủ ba điều kiện:

1. Chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
3. Mỗi lần chi từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Mức cũ là 20 triệu đồng.

Với tiền thuê nhà, điều kiện thứ ba gần như luôn áp dụng. Căn rẻ nhất trong 29 tin nói trên cũng chào 15 triệu/tháng. Nghĩa là trả tiền thuê bằng tiền mặt có thể khiến khoản chi đó không được trừ. Hãy chuyển khoản vào tài khoản của chủ nhà đứng tên trên hợp đồng.

Thuê nhà của cá nhân: hồ sơ gồm những gì?

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (ngày 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025), khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, hồ sơ để tính chi phí gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản.
• Chứng từ trả tiền thuê.
• Nếu hợp đồng thỏa thuận công ty khai, nộp thuế thay cho chủ nhà: thêm chứng từ nộp thuế thay.

Nếu hợp đồng ghi giá thuê chưa gồm thuế và công ty nộp thay, công ty được tính vào chi phí toàn bộ tiền thuê, kể cả phần thuế đã nộp thay.

Nói cách khác, không có hóa đơn của chủ nhà không làm mất chi phí, miễn là công ty giữ đủ hợp đồng, chứng từ chuyển khoản và (nếu có) chứng từ nộp thay.

Chủ nhà có xuất được hóa đơn không?

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Theo Điều 7 Nghị định 254, hộ, cá nhân cho thuê bất động sản thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế cũng đã giải đáp (Tạp chí Thuế, 14/7/2026) rằng điều này áp dụng kể cả khi doanh thu cho thuê trên 1 tỷ đồng/năm; bên thuê dùng hợp đồng và chứng từ thanh toán làm căn cứ.

Trước 01/7/2026 từng có ý kiến cho rằng chủ nhà có doanh thu trên 1 tỷ phải dùng hóa đơn. Vì vậy:

• Đừng đặt "phải có hóa đơn" làm điều kiện tiên quyết khi thuê nhà của cá nhân.
• Nếu chủ nhà nói có thể "hỗ trợ xuất hóa đơn" (2 tin biệt thự Dương Nội trên ALOMYHOME ghi như vậy với khách doanh nghiệp), hãy hỏi rõ hóa đơn gì, ai lập, và hỏi lại kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý công ty.

Thuế trên tiền thuê: ai nộp, nộp khi nào?

Thuế cho thuê nhà của cá nhân năm 2026 theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP (đã sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP):

• Ngưỡng 1 tỷ đồng/năm, tính trên tổng doanh thu cho thuê của chủ nhà, cộng mọi hợp đồng. Từ 1 tỷ trở xuống: không nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn phải thông báo doanh thu với cơ quan thuế.
• Trên 1 tỷ: phải nộp hai loại thuế. Công thức và ví dụ xem bài thuế cho thuê nhà 2026: ngưỡng 1 tỷ, ai phải nộp.
• Công ty được khai, nộp thay cho chủ nhà nếu hợp đồng có thỏa thuận (Nghị định 68/2026). Hợp đồng nên ghi rõ việc nộp thay.

1 tỷ đồng/năm tương đương khoảng 83,3 triệu/tháng nếu thuê đủ 12 tháng. Trong 84 tin có giá, chỉ 4 tin chào trên mức này (90, 90, 90 và 135 triệu/tháng). Trong 29 tin có nhắc văn phòng, chỉ 1 tin chào trên mức này (90 triệu). Phần lớn các căn vì thế nằm dưới ngưỡng, nếu chủ nhà chỉ có một hợp đồng cho thuê. Chủ nhà có nhiều căn thì phải cộng tất cả lại.

Trả trước nhiều tháng, nhiều năm

Nhiều chủ nhà thu tiền 3 tháng hoặc 6 tháng một lần; một số công ty trả trước cả năm để được giá tốt.

• Phía công ty: tiền thuê trả trước được phân bổ dần theo thời gian thuê vào chi phí từng kỳ, không tính hết một lần vào năm trả tiền.
• Phía chủ nhà: doanh thu tính thuế có thể phân bổ theo số năm trả trước hoặc tính một lần (Nghị định 68/2026). Hỏi cơ quan thuế để chọn cách phù hợp.

Hợp đồng thuê làm văn phòng nên ghi gì?

1. Bên thuê là công ty: tên, mã số thuế, người đại diện ký.
2. Giá thuê đã gồm hay chưa gồm thuế, và bên nào khai, nộp thuế cho thuê nhà.
3. Thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản ghi trong hợp đồng; kỳ thanh toán.
4. Mục đích: văn phòng, trụ sở công ty. Thủ tục đặt trụ sở xem bài thuê nhà làm trụ sở công ty.
5. Điện tính giá gì, xem bài tiền điện nhà thuê: giá sinh hoạt hay kinh doanh.
6. Các điều khoản chung trong hợp đồng thuê nhà nguyên căn: 9 điều khoản phải có.

Giới hạn của bài viết

• Một số điều khoản trong bài được đối chiếu qua trang hỏi đáp của Bộ Tài chính, báo ngành và các hãng tư vấn thuế, chưa phải nguyên văn văn bản.
• Bài không thay cho tư vấn của kế toán, kiểm toán hay cơ quan thuế quản lý công ty.
• Quy định có thể còn được hướng dẫn thêm; khi quyết toán, hãy hỏi lại cơ quan thuế.

So sánh các khu đô thị để đặt văn phòng có trong bài thuê nhà làm văn phòng phía Tây Nam Hà Nội. Xem các căn đang cho thuê: liền kề Louis City Đại Mỗ, biệt thự Geleximco Lê Trọng Tấn và biệt thự phường Dương Nội trên ALOMYHOME. Mỗi tin có ảnh thật; ALOMYHOME có thể hỏi trước chủ nhà về hợp đồng với công ty, cách khai thuế và hình thức thanh toán.