Biên bản bàn giao nhà cho thuê: checklist nhận nhà, trả nhà để giữ cọc

Hỏi bất kỳ ai từng thuê nhà, câu chuyện mất tiền cọc thường giống nhau: lúc nhận nhà vội, không ghi gì; lúc trả nhà, chủ nhà chỉ ra vết nứt, chiếc điều hòa yếu hay cánh tủ lệch và trừ tiền. Người thuê khẳng định "có từ trước" nhưng không có gì chứng minh. Một biên bản bàn giao nhà cho thuê lập kỹ chỉ tốn thêm một đến vài giờ, nhưng bảo vệ được cả người thuê lẫn chủ nhà.

Bài này đưa ra checklist từng hạng mục, cách chụp ảnh làm bằng chứng và mẫu nội dung tối thiểu của biên bản, áp dụng cho nhà nguyên căn, liền kề, biệt thự.

Bài viết mang tính hướng dẫn thực hành, cập nhật ngày 16/10/2026. Quyền và nghĩa vụ cụ thể của hai bên vẫn theo hợp đồng thuê đã ký.

Biên bản bàn giao khác gì hợp đồng thuê?

• Hợp đồng thuê quy định quyền, nghĩa vụ, giá thuê, tiền cọc, thời hạn, điều kiện chấm dứt.
• Biên bản bàn giao ghi lại hiện trạng thực tế của căn nhà tại một thời điểm: cái gì có, cái gì hỏng, chỉ số đồng hồ bao nhiêu.

Hai giấy tờ đi cùng nhau. Hợp đồng nên có câu "kèm theo biên bản bàn giao ngày …, là một phần không tách rời của hợp đồng". Các điều khoản hợp đồng cần có xem tại hợp đồng thuê nhà nguyên căn: 9 điều khoản người thuê phải có.

Nội dung tối thiểu của một biên bản bàn giao

1. Thông tin hai bên, địa chỉ căn nhà, số hợp đồng thuê.
2. Ngày giờ bàn giao, người trực tiếp giao và nhận.
3. Chỉ số đồng hồ điện, nước (kèm ảnh chụp mặt đồng hồ).
4. Danh sách chìa khóa, thẻ từ, điều khiển (cổng, cửa cuốn, điều hòa, thang máy) và số lượng.
5. Bảng hiện trạng từng phòng, từng tầng (xem checklist bên dưới).
6. Danh sách nội thất, thiết bị: tên, số lượng, tình trạng.
7. Những hư hỏng đã có và cam kết của chủ nhà sửa trước ngày nào (nếu có).
8. Chữ ký hai bên trên từng trang, mỗi bên giữ một bản.

Checklist khi nhận nhà

Phần xây dựng

• Tường, trần: vết nứt, ố nước, bong sơn. Đặc biệt kiểm tra trần tầng dưới nhà vệ sinh và tầng tum.
• Sàn: gạch vỡ, gạch bộp (gõ nghe tiếng rỗng), sàn gỗ phồng.
• Cửa đi, cửa sổ: đóng mở, khóa, bản lề, kính nứt; cửa cuốn chạy êm không.
• Cầu thang, lan can: chắc chắn, không lung lay.
• Sân, cổng, mái: thoát nước, chống thấm sân thượng.

Điện, nước

• Bật thử từng công tắc, cắm thử từng ổ điện; kiểm tra aptomat tổng và từng tầng.
• Mở tất cả vòi nước, xả bồn cầu, kiểm tra thoát sàn, áp lực nước tầng cao nhất.
• Bình nóng lạnh: có nước nóng không, có rò điện không.
• Máy bơm, bồn nước trên mái.

Thiết bị và nội thất

• Điều hòa: chạy thử từng máy, ghi rõ máy nào lạnh yếu, kêu to.
• Bếp, hút mùi, tủ lạnh, máy giặt (nếu có): chạy thử.
• Tủ, giường, sofa: vết xước, gãy, mốc. Đếm số lượng.
• Thang máy (với nhà nhiều tầng): đang hoạt động, còn hạn kiểm định không.

Nếu bạn chưa quen kiểm tra kỹ thuật, tham khảo thêm kinh nghiệm đi xem nhà: những gì phải kiểm tra tận nơi. Bài viết dành cho người mua nhưng phần kiểm tra thấm, điện, nước dùng được cho người thuê.

Chụp ảnh, quay video đúng cách

• Quay một video đi hết căn nhà theo thứ tự tầng, nói rõ tên phòng khi quay.
• Chụp cận cảnh từng hư hỏng, đặt kèm vật so sánh (bút, thước) để thấy kích thước.
• Bật chế độ lưu ngày giờ trên ảnh, hoặc gửi ngay ảnh vào nhóm chat có cả chủ nhà để có mốc thời gian.
• Ghi trong biên bản: "Kèm theo … ảnh và 1 video, đã gửi cho hai bên ngày …".

Checklist khi trả nhà

1. Báo trước theo thời hạn hợp đồng, hẹn ngày giờ bàn giao cụ thể.
2. Dọn dẹp, vệ sinh; tháo những gì bạn tự lắp nếu hợp đồng yêu cầu hoàn nguyên.
3. Đi kiểm tra lại cùng chủ nhà, đối chiếu với biên bản lúc nhận, không đối chiếu với "trí nhớ".
4. Chốt chỉ số điện, nước cuối cùng, quyết toán các khoản phí.
5. Trả đủ chìa khóa, thẻ từ, điều khiển như danh sách ban đầu.
6. Ký biên bản trả nhà, ghi rõ: hư hỏng phát sinh (nếu có), chi phí sửa hai bên thống nhất, số tiền cọc được trả lại và ngày trả cọc.

Hao mòn tự nhiên và hư hỏng: phân biệt thế nào?

Đây là chỗ hay cãi nhau nhất. Theo khoản 1 Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng tình trạng đã thỏa thuận. Cách phân biệt thường được hai bên chấp nhận:

Tốt nhất là ghi nguyên tắc này ngay trong hợp đồng, kèm mức trừ cọc cho từng loại hư hỏng phổ biến.

Lỗi hay gặp

• Biên bản chỉ ghi chung "nhà bàn giao trong tình trạng tốt": rất khó dùng làm bằng chứng khi tranh chấp.
• Không ghi chỉ số điện nước lúc nhận, có thể phải trả cả tiền điện nước người ở trước đã dùng.
• Người ký không phải chủ nhà và không có giấy ủy quyền.
• Cải tạo (dựng vách, khoan tường làm văn phòng) mà không có thỏa thuận bằng văn bản về việc hoàn nguyên.

Tìm nhà thuê có thông tin rõ ràng

Căn nhà có ảnh thật, thông số đầy đủ giúp bạn biết trước tình trạng cần kiểm tra khi bàn giao. Bạn có thể xem nhà đang cho thuê trên ALOMYHOME, ví dụ liền kề cho thuê Geleximco Lê Trọng Tấn, liền kề cho thuê phường Đại Mỗ hoặc biệt thự cho thuê phường Dương Nội. ALOMYHOME có thể hỗ trợ đi xem nhà và cùng bạn kiểm tra hiện trạng trước khi ký.